مستندسازی و documentation یکی از پایه‌های مهم برای مدیریت زمانه. نوشتن (چه روی دفتر و کاغذ و چه به صورت دیجیتال) کمک می‌کنه تا بتونیم زمانمون رو بهتر مدیریت کنیم.
این نوشته در مورد اینه که چجوری و در چه زمانی این مکتوب کردن و مستندسازی رو انجام بدیم و هر کدومش به چه کاری میاد.
بخش اول – ساخت چک لیست کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه
دنیای امروز ما پر از دیتا و اطلاعات و نوتیفیکیشنه. ایمیل‌هایی که از طرف وبسایت‌ها و افراد مختلف دریافت می‌کنیم، تماس تلفنی دوستان با ما، اخبار، آلارم موبایل، نوتیف پیام شبکه‌های اجتماعی و ده‌ها عامل دیگه مدام حواس ما رو به خودشون پرت می‌کنن؛ با وجود اینکه میشه برای کاهش این حواس‌پرتی‌ها تلاش کرد، اما نمیشه اونا رو به صورت کامل از بین ببریم.
این distraction ها باعث میشه بخشی از ظرفیت شناختی ذهن ما صرف بررسی و پاسخ به این عوامل پرت کننده حواس بشه و عملاً بعضی از کارهایی که قرار بود انجام بدیم رو فراموش کنیم. مثلاً ممکنه شما قصد داشتید امروز به گل‌های خونه آب بدین اما درست همون لحظه یک نوتیف از اینستاگرام میاد و شما هم یک لحظه پیش خودتون می‌گید برم این استوری رو ببینم برگردم به گل‌ها اب بدم.
اما خب احتمال داره بعد دیدن اون استوری یا غرق اینستا بشید یا کلاً فراموش کنید قرار بوده چیکار کنید. احتمالاً برا همه ما پیش اومده که تو ذهنمون با خودمون کلنجار بریم که:«قرار بود یک کاری بکنم اما یادم نمیاد قرار بود چیکار کنم.»
از طرف دیگه، خیلی از ما با مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کنیم و ممکنه تو محیط کار یا خانواده به یک مشکل بر بخوریم که به شدت ذهنمون رو درگیر کنه و دچار نشخوار ذهنی بشیم. همه‌ی اینا در کنار هم درگیری ذهنی ما رو زیاد می‌کنه و ما عملاً یک سری از کارهایی که قرار بوده انجام بدیم رو یادمون میره.
مثلاً امروز با خودمون میگیم باید به فلانی زنگ میزدما. یا اینکه چرا وقتی رفتم بیرون یادم رفت چیزی که می‌خوام رو بخرم؟
میشه دو تا راه حل رو برای این مشکل تصور کرد. راه اول سخت‌تره و به زمان بیشتری نیاز داره و احتمالاً انتخاب خیلی از ما نیست. اونم اینه که بشینیم و فرایند «حل مسئله» رو شروع کنیم. ببینیم چی باعث فراموشکاری ما میشه؟ چحوری باید این مشکل رو حل کنم تا ذهنم آزاد بشه؟
البته حتی اگه موفق هم بشیم این کار رو انجام بدیم باز هم مشکلات همیشه هستن و تمومی ندارن. آدم یاد قانون اول ترمودینامیک میفته. مشکلات از بین نمیرن و به وجود نمیان. مشکلات همیشه هستن و فقط از یک شکل به شکل دیگه تبدیل میشن!
اما راه دومی هم هست که اثربخشه و اثر این مشکل رو تعدیل می‌کنه. تنها کاری که باید بکنیم اینه که یک کاغذ برداریم یا یک فایل اکسل یا ورد (حالا هر چیزی که بشه توش نوشت) باز کنیم و هر شب قبل خواب لیست کارهای فردا رو بنویسیم. یعنی به صورت متمرکز در حد 10 دقیقه هر شب اینکار رو بکنیم. و این لیست رو فردا هر چند ساعت یکبار چک کنیم ببینیم چیا مونده که انجام نشده و باید انجام بشه.
حالا ممکنه بگین شاید اون لحظه قبل خواب یادم نیومد باید چیکار کنم؛ یا اینکه بگید کاری که باید انجام بدم برای مثلاً 5 روز بعده. در این صورت باید چیکار کنیم؟
راه حل بازم نوشتنه. اما این مورد رو تو بخش دوم توضیح میدم.
بخش دوم – نوشتن را در طول روز ادامه دهید
گفتیم نوشتن کارهای روزانه قبل خواب کمک می‌کنه جلوی فراموشی رو بگیریم. اما ممکنه بازم یک مورد از قلم بیفته که مثلاً فردا وسط کار یک دفعه یادم میاد که باید این رو هم انجام بدم.
راه حل اینه: اگه وسط انجام دادن یک کار (مثلاً دارید برای امتحان هفته بعد مطالعه می‌کنید) یادتون اومد که باید یک کاری رو انجام بدید که توی چک لیست نوشته نشده (مثلاً بردن ماشین به کارواش)، کاری که باید بکنید اینه که این کار رو تو همون چک لیست یا داخل یک دفترچه یادداشت کنید و بعداً بهش رسیدگی کنید.
اتفاقی که اینجا میفته اینه که ذهن شما برای انجام کار (تو این مثال درس خوندن) تخلیه شده و می‌تونه روی اون کار تمرکز کنه. انگار ذهن شما با نوشتن خیالش راحت میشه که موضوع بهش رسیدگی میشه و دیگه به اون کاری که قراره در آینده انجام بشه فکر نمی‌کنه.
این تکنیک کمک می‌کنه هم کاری که قراره انجام بدیم رو فراموش نکنیم و هم اینکه ذهنمون برای انجام کار فعلی خالی بمونه. اینطوری کارایی‌مون هم افزایش پیدا می‌کنه.
بخش سوم – باز هم تخلیه ذهنی، نوشتن قبل از خواب
این مورد از جنس چک لیست نیست و قرار نیست کارهای روزانه خودتون رو توی اون یادداشت کنید. منظور من اینجا نوعی دفترچه خاطره، دلنوشته، روزنوشته‌ست (حالا هر چیزی که خواستید اسمش رو بذارید).
تنها کاری که باید بکنید اینه که هر شب (یا هر تایمی که خودتون راحتید) بشینید با خودتون خلوت کنید و از اتفاقاتی که افتاده، از افکار و احساساتی که دارید، از ایدهها و برنامه‌هایی که برای آینده در سر دارید و خلاصه هر چیزی که تو ذهنتون هست رو روی کاغذ خالی کنید. حتماً هم نباید جمله باشه یا حتماً نباید متن خوبی از آب در بیاد. جمله‌بندی و نگارش و املا هم مهم نیست.
تنها کاری که باید بکنید اینه که بنویسید تا ذهنتون آروم و راحت بشه. به‌نظرم می‌تونه به خواب بهتر هم کمک بکنه. ذهنتون هم منظم‌تر میشه و نشخوار فکری کمتر میاد سراغتون.
بخش چهارم – تمپلیت ورد + معرفی چند اپلیکیشن برای ساخت چک لیست کارهای روزانه
اگه خواستید اینکارها رو انجام بدید، می‌تونید از برنامه‌های مختلفی استفاده کنید. نمونه کلاسیکش میشه ورد و اکسل و نمونه‌های حدیدترش هم to do، وان نوت، اور نوت و …
یا شایدم بخواید به صورت ترکیبی از اینا استفاده کنید.
من خودم از روش کلاسیک رفتم و توی ورد یک تمپلیت درست کردم. اینو اینجا آپلود می‌کنم و بخش‌های مختلف فایل رو توضیح میدم شاید به کارتون بیاد.
تو این فایل هم می‌تونید برنامه ماهانه خودتون رو تنظیم کنید و هم هفتگی و هم روزانه. نسبتاً کامله و بخش‌های لازم رو برای نوشتن داره.
و اما توضیح فایل و نحوه استفاده:
کلاً کار باهاش راحته و بدون توضیح من هم میشه فهمید که چجوری باید پرش کنیم. اما یک توضیح کلّی میدم:
صفحه اول مخصوص برنامه‌ریزی ماهانه است. اینجا اومدم و بخش‌های مختلف زندگی رو از هم تفکیک کردم تا بتونیم بر اساس اون هدف‌گذاری کنیم. مثلاً یک بخش مخصوص روابطه. شما می‌تونین تو حوزه روابط برای خودتون هدف بذارید (مثلاً اینکه به سه نفر از دوستام زنگ بزنم یا تولد فلانی رو تبریک بگم یا هر چی). حوزه‌های دیگه هم به همین صورت. مثلاً در مورد محیط فیزیکی هدف این می‌تونه باشه که اتاقتون رو تمیز کنید (قرار نیست خیلی هدف عجیب غریبی بذارید. صرفاً تو هر حوزه فکر کنید ببینید به کجا می‌خواید برید و مسیر یک ماه رو شفاف کنید).
بخش بعدی مربوطه به برنامه‌ریزی هفتگی و روزانه که به هم پیوسته است. تو بخش برنامه ریزی هفتگی هم چهار حوزه در نظر گرفتم. توسعه فردی، روابط، مسیر شغلی یا تحصیلی و سایر فعالیت‌ها. دوباره قبل شروع هر هفته باید کارهایی که قراره انجام بدین رو تو این فیلد بنویسین. منتها کنار هر کار یدونه چک باکس گذاشتم برای اینکه آخر هفته اگه کار تکمیل شد اون رو تیک بزنید و اگر هم تکمیل نشد حواستون باشه که هتفه آتی اون رو انجام بدید.
روبه‌روی همین فیلد برنامه هفتگی دو تا ستون هست. ستون اول سمت راست بالاش نوشته Forecast و ستون دوم سمت چپ بالاش نوشته Final. فلسفه این دو تا ستون چیه؟
در واقع این دو تا ستون برای شما قراره میزان زمانی که برای هر فعالیت می‌ذارید رو نشون بده. ستون Forecast رو باید زمانی که برنامه هفتگی رو می‌نویسید پر کنید. Forecast به معنای پیشبینیه و یعنی اینکه شما پیشبینی می‌کنید این فعالیت چقدر ازتون زمان بگیره؟
ستون دوم هم Final هست. این رو باید آخر هر هفته زمانی که کارها رو انجام دادید پر کنید. یعنی بنویسید چقدر این فعالیت به صورت واقعی ازتون زمان گرفته؟
حسن این دو تا ستون اینه که اولاً جنبه انگیزشی داره. یعنی آخر هر هفته شما میاید و می‌بینید 50 ساعت کار کردید و خب این حس خوبی بهتون میده و تشویق میشید که کار بیشتری انجام بدید و اون رو اضافه کنید.
دوماً بعد یک مدت دستتون میاد که یک کار چقدر ممکنه ازتون زمان بگیره و اینجوری بهتر زمانتون رو مدیریت می‌کنید و اهداف واقع‌بینانه‌تری می‌ذارید.
این از بخش برنامه‌ها.
بخش آخر هم مخصوص روزنوشته است. یعنی همون نوشته‌هایی که قراره به عنوان تخلیه ذهنی ازش استفاده کنید. هر اتفاقی که براتون افتاده یا هر فکر و احساسی که دارید رو اینجا بنویسید. حتی شده در حد یک جمله. باز هم بهتر از ننوشتنه. دو تا ستون هم روبه‌روی این روزنوشته هست. یکیش برای ساعت بیداریه که بیشتر جنبه‌ی دیسیپلین و نظم شخصی داره. خودم هم هنوز به نظم خواب درستی نرسیدم ولی خب پرش می‌کنم.
بخش دوم هم یک سری ایموجی گذاشتم که حس و حال اون روزتون رو مشخص می‌کنه. کافیه از بین اون پنج تا ایموجی یکیش رو انتخاب کنید و بقیش رو حذف کنید. همین.
الیته پر کردن این تمپلیت و کار باهاش ممکنه از نظرتون یکم زمان گیر باشه؛ و خب برداشت غلطی هم نیست. ولی به جاش می‌تونید یا تمپلیت خودتون رو بسازید یا اینکه از نرم افزارهای دیگه استفاده کنید. مثلاً اورنوت می‌تونه نرم افزار خوبی باشه. وان نوت هم هست. با یک سرچ، به کلّی اپ و نرم افزار می‌رسید. خلاصه کلامم رو تو یک عبارت بگم:
مدیریت زمان بدون نوشتن غیرممکنه. همین. با هر روشی شده باید بنویسید و مکتوب کنید. هیچ تکنیکی هم نمی‌تونه جای نوشتن رو بگیره.
یک پاسخ
بسیار عالی و کاربردی 👏👏👏👏